17.1. Descrierea standardului
Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru operatiunile economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise, care se comunica tuturor salariatilor implicati.
17.2. Cerinte generale
- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata si ca operatiunile sunt consemnate in documente;
- Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda structurilor si pol iticilor entitatii publice;
- Documentatia cuprinde, politici administrative, manuale, instructiuni operationale, check – lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examin at, disponibila si accesibila managerului, salariatilor, precum si tertilor, daca este cazul;
- Documentatia asigura continuitatea activitatii, in pofida fluctuatiei de personal;
- Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea ace steia constituie riscuri in realizarea obiectivelor;
- Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publica.
17.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:
art. 4 alin. (1): “Conducatorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor*) si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern,”;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/200 3, cu modificarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor entitatilor publice, precum si organizarea, evidenta si rap ortarea angajamentelor bugetare si legale;
- Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea in aplicare a instructiunilor privind vanzarile de terenuri si/sau cladiri de catre autoritatile publice.
————
*) Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizari si instructiuni, elaborate de catre entitatea publica pentru organizarea aplicarii unor reglementari de rang superior, aprobate de catre conducatorul entitatii publice sau chiar de catre Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit.
d) din Legea nr. 500/2002);
- aceea a metodelor de lucru si a procedurilor scrise, formalizate – care constituie obiectul acestui standard – specifice pentru fiecare entitate publica, referitoare la activitatile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie: scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective trebuie stocate si puse in ordinea care corespunde scopurilor entitatii publice; simple si specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument de lucru, pentru ca executantii sa cunoasca normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice; actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor in materie; aduse la cunostinta executantilor.
Standard 17 – PROCEDURI
