14.1. Descrierea standardului
Fiecare entitate publica organizeaza primirea/expedierea, inregistrar ea si arhivarea corespondentei astfel incat sistemul sa fie accesibil managerului, angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.
14.2. Cerinte generale
- Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul entitatii publice;
- Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) si se realizeaza prin mijloace diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc);
- Ponderea in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de pregatire al sa lariatilor, urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc;
- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta,
operatiunile de intrare, iesire, inregistrare si stocare trebuiesc ada ptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat, pentru fiecare caz, sa poata fi reflectate cerintele majore privind: asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei; confirmarea primirii, respectiv expedi erii corespondentei; stocarea (arhivarea) corespondentei; accesul la corespondenta realizata.
14.3. Referinte principale
- Hotararea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administratiei publice;
- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- Hotararea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1998, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare -primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de documente, persoane juridice, care s -au desfiintat;
- Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor;
- Hotararea Guvenului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a corespondentei clasificate.
Standard 14 – CORESPONDENTA SI ARHIVAREA
